Le concept d’espace de travail modernisé apparait en 2018 avec Microsoft. C’est une solution complète et intelligente qui permet aux équipes de travailler en mode collaboratif dans un environnement sécurisé.

Modern worksplace est une configuration professionnellement conçue pour répondre aux besoins physiques et technologiques des entreprises et de leurs employés. D’aucun considère Modern worksplace comme un levier de transformation de l’entreprise, permettant aux employés de travailler de manière optimale et d’accéder à n’importe quel contenu, à tout moment, à tout endroit et avec n’importe quel terminal.

 

L’évolution et la transformation des entreprises sont des thématiques récurrentes dans l’actualité. En cette année 2020, dans des moments marqués par l’incertitude et les craintes, ils est important pour les leaders d’organisation de connaitre les mesures à prendre et comment les mettre en œuvre.

L’ampleur soudaine du COVID-19 a pris le monde par surprise, suscitant ainsi bon nombre de questionnements sur la tournure des activités professionnelles des entreprises.

Selon un sondage réalisé par Deloitte, en guise de réponse à la question suivante : << Quelles seraient les stratégies concrètes de gestions des employés  face à la pandémie ?>>, 90% des employeurs croient qu’il faut proposer de toute urgence aux employés des possibilités de travail flexibles et de télétravail.

Étant donné l’importance des gens pour l’organisation, les entreprises se doivent de mettre en place un plan d’action pour répondre aux besoins des employés au fur et à mesure que la situation évolue. Il est utile de considérer cette démarche en tant que trois dimensions étroitement liées d’une organisation : le travail, la main-d’œuvre et le lieu de travail.

Apres une étude de cas sur une entreprise de la place, nous vous proposons les pratiques et les stratégies suivantes pour maintenir la productivité de l’entreprise grâce à Modern Workplace.

<< Nous utilisons Microsoft 365, pour bénéficier à la fois du système d’exploitation Windows 10, de la suite Office et des services hébergés*. Nous travaillons avec plusieurs applications collaboratives qui ont  favorisé la productivité et la communication au sein des nos équipes. Microsoft 365 nous offre des outils qui permettent la gestion de plannings partagés, des applications pour l’organisation de réunions à distance, le partage de fichiers, et le stockage sécurisé de données.>> Dit le responsable du système informatique de la société soumise  notre étude de cas.

<< Par ailleurs le fait de pouvoir utiliser Microsoft 365 en tout lieux et sur n’importe quel terminal comme par exemple un smartphone s’est révélé être un atout indispensable. >> Rajoute -t-il.

 

 

*Les services hébergés sont des applications, des composants de l’infrastructure informatique ou des fonctionnalités auxquelles les entreprises accèdent par l’intermédiaire de fournisseurs de services externes, généralement via une connexion Internet.

Le travail à distance

Le travail à distance est un changement que nombreuses entreprises ont du adopter en 2020. La capacité de travailler à distance est un aspect clé du milieu de travail moderne pour les raisons suivantes :

  • La possibilité de travailler de n’importe quel endroit comme son domicile.
  • La réduction des déplacements et la répartition des équipes tout en maintenant une communication constante.

Les applications de Microsoft comme Microsoft Teams et OneDrive permettent aux gens de rester en contact plus facilement. OneDrive est un système de stockage en nuage où les utilisateurs peuvent télécharger en toute sécurité des fichiers et y accéder à partir de divers endroits.

Par exemple, les documents sur lesquels vous travaillez dans votre ordinateur de bureau peuvent également être consultés sur votre ordinateur portable à la maison. Cela permet d’obtenir l’information le plus rapidement possible, d’élargir votre portée et d’assurer une productivité accrue.

Ces applications sont d’ailleurs très appréciées de la part de l’entreprise ciblée pour notre étude de cas. En effet, ayant des employés localisés dans diverses régions du Sénégal ( Dakar, Casamance ou encore Joal Fadiouth), des outils de communications en temps réel et de partage de fichiers demeurent indispensables.

La productivité

39 % des employés interrogés dans le cadre d’une étude récente estimaient que le manque de productivité est du au fait que les membres de leur organisation ne collaboraient pas suffisamment. D’autre part, 86 % des cadres et des employés mentionnent un manque de collaboration ou une communication inefficace en cas d’échec en milieu de travail.

Une entreprise productive serait donc : travailler ensemble, de façon transparente, afin d’obtenir le meilleur pour  l’entreprise.

Les services en ligne d’Office 365 permettent aux équipes de partager et de modifier des documents, de planifier des réunions et de collaborer en temps réel. Cela élimine les multiples versions d’un document qui doivent être combinées.

Des applications comme Microsoft Teams fournissent un réseau central permettant aux équipes de travailler ensemble sur des projets.

D’autres, comme Planner, aident les équipes à savoir qui travaille sur quoi et comment collaborer efficacement sur les projets assignés.

Par ailleurs, intégrer d’autres applications spécifiques dans des suites telles que Microsoft 365 a aussi un impact positif sur la productivité. Les applications professionnelles propres à l’entreprise sont une partie essentielle du Modern Workplace de chaque entreprise. Même anciennes elles peuvent représenter une grande valeur ajoutée pour exécuter des tâches.

Les données et la sécurité

IDC déclare qu’en 2020, environ 1,7 mégaoctet de données sont créés chaque seconde, pour chaque personne sur Terre. Avec l’afflux massif de données, les entreprises ont besoin d’un meilleur endroit pour les stocker. Quoi de mieux que de se débarrasser des serveurs physiques et de passer à l’option plus sécurisée du cloud . Le cloud offre plus de valeur et est plus économique que le stockage physique traditionnel.

Avec Microsoft 365, nous avons Microsoft Azure qui est une collection intégrée de services en nuage pour profiter de ressources de Cloud Computing à la demande. Il permet aux entreprises de faire d’importantes économies en leur évitant d’avoir à ériger un centre de données sur site, de le maintenir, de le mettre à jour, de le refroidir et de payer l’électricité.

On sait aussi que les données d’entreprise sont précieuses et parfois sensibles ou confidentielles. Comme il y a eu pas mal d’infractions majeures au cours des dernières années, les entreprises doivent s’assurer d’avoir la meilleure protection en place. Comme tout système, il y a menace d’attaque, mais Microsoft Azure a été testé par le programme de sécurité Trust & Assurance Registry (STAR) et est passé par 3 séries de tests où de nombreuses autres entreprises s’arrêtent après avoir passé le premier.

La communication

Le milieu de travail moderne est axé sur la communication. Qu’il s’agisse de la capacité d’envoyer des tâches à exécuter, des demandes des employés, des discussions de groupe avec des collègues ou encore de renseignements exacts sur votre propre employeur, la communication est absolument essentielle.

Selon un sondage mené par Career Builder, 26 % des employés pensent que l’utilisation unique du courriel est un facteur nuisible à la  productivité. En ce sens, les outils de communications offert par Microsoft 365 pourraient s’avérer plus bénéfiques.

Yammer est un outil de Microsoft 365 qui fonctionne comme un réseau privé de médias sociaux pour une entreprise. Il permet de créer des groupes privés pour des équipes, comme un groupe d’idées dirigé par une seule équipe où tous peuvent contribuer. Cet outil a donc pour objectif de valoriser la voix de chaque travailleur moderne dans l’entreprise et permettre ainsi que tout le monde soit  entendu.

Comme outil de communication, Teams sort son épingle du jeu, grâce à sa plateforme de clavardage permettant aux équipes distantes et dispersées de communiquer et de partager des informations via un espace commun.  Il offre des fonctionnalités intéressantes telles qu’un système de collaboration de documents, le chat individuel ou en équipe, l’appel vidéo et plus encore. Microsoft Teams est également intégré à de nombreux autres services de Microsoft 365, comme Skype, SharePoint, Exchange et Yammer.

Comme on l’a bien compris, un espace de travail moderne pour les entreprises ne se limite pas aux seuls postes informatiques. Il s’agit notamment de mobilité, communication, de collaboration, et de partages de compétences.

Il vous faudra donc trouver le bon partenaire, celui qui saura décliner les outils du numérique et vous conseiller sur la transformation des espaces de travail.

Le partenaire qui saura le mieux vous conseiller sera, sans doute, celui qui aura le premier déployé ces outils et architectures du lieu de travail dans sa propre organisation, car il aura intégré le fait que l’adoption réussie d’un modern worksplace est un véritable atout pour la réussite d’une entreprise.

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