Lorsque vos revenus augmentent, vous devez recruter davantage et ajuster votre parc d’actifs en conséquence. Face à cette multiplication des outils, la gestion des actifs informatiques (ITAM) gagne en importance. Le télétravail et la transformation numérique ont radicalement changé le travail des gestionnaires. Là ou les services étaient auparavant autonomes, il est désormais stratégique de centraliser et de rationaliser votre gestion des actifs informatiques, et ce quelle que soit la taille de votre entreprise. Quels sont les bénéfices de cette gestion centralisée ? Comment optimiser l’ITAM dans votre entreprise ? Réponse dans cet article. Qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques (ITAM) ? La gestion des actifs informatiques – en anglais : IT service management ou ITAM – regroupe l’ensemble des processus vous permettant de suivre le cycle de vie et d’assurer la bonne gestion des actifs informatiques de l’entreprise : inventaire, optimisation financière, mise à niveau, etc. Les actifs informatiques peuvent être de deux sortes : Physiques : ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, claviers, souris et autres composants périphériques, imprimantes, photocopieuses… Numériques : licences logicielles, souscriptions à des solutions SaaS, contrats avec des fournisseurs de services… Ne pas confondre ITAM et ITSM L’ITAM se rattache à l’ITSM, mais il faut distinguer les deux termes. La gestion des des actifs se concentre sur l’inventaire et l’optimisation financière des biens informatiques de l’entreprise. La gestion des services emploie ces biens dans des processus pour délivrer des services de qualité aux utilisateurs. L’ITAM est donc un volet de l’ITSM, pas une discipline équivalente. Ne pas confondre ITAM et CMBD On voit souvent un rapprochement entre gestion des actifs informatiques – ITAM – et base de données de gestion des configurations – CMBD. Celle-ci recense effectivement des informations sur les différents systèmes de votre entreprise – matériel physique et logiciels –, leur paramétrage et les interactions qui existent entre eux. Peut-on comparer CMBD et ’ITAM ? Pour éviter les confusions, voici ce que vous devez retenir : L’ITAM regroupe l’ensemble des processus de gestion des actifs informatiques. La CMBD est un outil au service de la gestion des configurations. Impossible de comparer deux notions fondamentalement différentes. Un raisonnement plus logique serait de rapprocher CMBD et inventaire des actifs : tous deux sont des outils au service de processus de gestion distincts. Comment se déroule le cycle de vie d’un actif ? Le suivi du cycle de vie est au cœur de la gestion des actifs informatiques. Optimiser chaque étape du cycle de vie d’un actif vous aidera à renforcer sa valeur et à réduire ses coûts. Voici comment il se décompose. Planifier Le suivi du cycle de vie débute par la définition de vos besoins et de vos objectifs en termes d’actifs informatiques. Une fois ces objectifs bien identifiés vous pouvez planifier la stratégie de gestion et d’acquisition d’actifs qui vous permettra de les atteindre, ainsi que le budget associé. L’étape de planification comprend également l’inventaire de vos actifs. Il est essentiel de savoir d’où vous partez pour bien comprendre où vous souhaitez aller ! Cet état des lieux doit vous aider à pondérer vos besoins pour voir si vos actifs actuels peuvent y répondre, ou s’il faut en acquérir de nouveaux. Acquérir Une fois la planification terminée, vous avez identifié quels actifs informatiques vous permettront d’atteindre vos objectifs commerciaux. Vous en possédez peut-être déjà certains, mais il vous faut en acquérir de nouveaux. L’achat de matériel informatique, l’abonnement à une solution SaaS ou le développement d’un logiciel dédié en interne sont des exemples d’acquisition d’actifs. Déployer Lorsque les actifs informatiques sont bien acquis, – ou développés – vous devez les déployer au sein de structure. Cette étape inclut la configuration du matériel, l’installation des logiciels ou la mise en réseau des équipements par exemple. Elle inclut aussi l’intégration de vos nouveaux actifs à l’environnement existant, le but étant d’assurer la meilleure synergie entre toutes vos ressources. Utiliser Déployés et pleinement opérationnels, vos actifs sont prêts à être utilisés par les collaborateurs. Cette étape consiste simplement à vous assurer qu’ils sont utilisés aux fins prévues et qu’ils remplissent correctement leur fonction. Idéalement, ce doit être la phase la plus longue du cycle de vie d’un actif. Maintenir Durant leur cycle de vie, vos actifs sont exposés aux risques – panne, dysfonctionnement, erreur réseau…. La maintenance est indispensable et prend différentes formes : La maintenance réactive, qui s’effectue après qu’un incident ait été identifié. C’est une opération de dépannage pour rétablir le bon fonctionnement du matériel défectueux. La maintenance préventive, qui s’effectue tout au long du cycle de vie des actifs, indépendamment des incidents qu’ils rencontrent. Elle vise à prévenir les dysfonctionnements avant qu’ils n’arrivent et s’organise en amont, dès la phase de planification. Renouveler Les informations récoltées durant les 5 étapes précédentes doivent vous aider à déterminer le moment où l’actif est au bout de son cycle de vie. Il n’est alors plus nécessaire ou plus suffisamment efficace. Vous pouvez : le renouveler en le remplaçant par de nouveaux actifs, plus en phase avec vos objectifs. le retirer de votre parc d’actif sans le remplacer, si cela est plus avantageux financièrement et ne dessert pas votre stratégie. Ensuite, retour à la phase de planification ! Pourquoi est-il important d’optimiser la gestion des actifs informatiques ? Auparavant, chaque service pilotait la gestion de ses actifs en autonomie. Dans un contexte de transformation numérique, le nombre d’actifs numériques dans les entreprises a augmenté de manière exponentielle. Pour ne pas vous laisser dépasser par ce phénomène, une gestion centralisée est aujourd’hui nécessaire. Optimiser vos processus de gestion des actifs informatiques soutient l’activité des collaborateurs en leur donnant un rôle de moteur dans le choix de leurs outils. Cela soutient également l’activité du service informatique en lui offrant un meilleur contrôle sur l’évolution du parc d’actifs et les coûts engendrés. Les collaborateurs tirent ainsi pleinement profit du foisonnement d’outils accessibles en ligne, tandis que vous gardez la maîtrise du budget IT. Quels sont les bénéfices de la gestion des actifs informatiques ? Conserver une vision holistique
La gestion des actifs informatiques (ITAM) et la gestion des services informatiques (ITSM) sont aujourd’hui sujets stratégiques pour les organisations. L’IT est partout encadrer son usage est désormais une priorité. Bien que complémentaires, l’ITAM et l’ITSM ont des approches stratégiques très différentes que nous aborderons dans ce guide Plus important encore, vous découvrirez en quoi leur association peut s’avérer bénéfique pour votre activité. Tour d’horizon. Gestion des actifs informatiques (ITAM) Qu’est-ce que l’ITAM ? La gestion des actifs informatiques – en anglais : IT service management ou ITAM – combine l’acquisition, l’inventaire, le suivi du cycle de vie, la maintenance et la gestion financière des actifs informatiques de l’entreprise. Les actifs informatiques sont l’ensemble du matériel informatique et des logiciels qui ont de la valeur pour votre structure. Exemple : les postes de travail, imprimantes, licences logiciel, abonnements SaaS… sont des actifs informatiques. Ne pas confondre IT Asset Management et Enterprise Asset Management L’Entreprise Asset Management est la gestion des actifs de l’entreprise au sens le plus large du terme. Il comprend votre matériel informatique, mais aussi votre flotte de véhicules, vos chaises de bureau, etc. La gestion des actifs informatiques ne s’intéresse quant à elle qu’à la gestion de vos ressources informatiques et possède de fait un périmètre bien plus restreint. Quels sont les objectifs de l’ITAM ? Gagner en efficacité opérationnelle La gestion de vos actifs informatiques est un véritable levier de votre efficacité opérationnelle. En confrontant l’inventaire de vos actifs aux besoins exprimés par vos collaborateurs, vous priorisez vos dépenses et leur fournissez rapidement les ressources dont ils ont besoin pour gagner en productivité. L’ITAM constitue en outre un excellent moyen d’uniformiser et de rationaliser vos processus internes. Avec une vue holistique sur votre parc d’actifs et l’usage qu’en ont les collaborateurs, vous pouvez supprimer les outils marginaux ou sous-utilisés et investir davantage dans des solutions à forte valeur ajoutée. Garder le contrôle sur votre budget IT Si l’ITAM vous fait gagner en efficacité opérationnelle, ce n’est pas au détriment de votre budget. Au contraire, une gestion fine de vos actifs informatiques vous permet d’investir dans les bonnes ressources, dans les bonnes quantités. Avec une vision éclairée sur les coûts de vos actifs, vous évitez les achats à faible valeur ajoutée et réduisez les dépenses associées aux licences et au support de vos solutions logicielles. Vous améliorez l’efficacité de vos processus de décommissionnement logiciel. Votre parc d’actifs est épuré de tout système n’étant plus utilisé et/ou devenu obsolète, vous permettant de rationaliser votre budget. Gestion des services informatiques (ITSM) Définition de l’ITSM La gestion des services informatiques – en anglais : IT service management ou ITSM – regroupe l’ensemble des pratiques, compétences et outils qui vous permettent de concevoir, améliorer et fournir des services informatiques. Distinguer ITAM et ITSM Attention aux confusions entre la gestion des actifs informatiques et la gestion des services informatiques. La première se concentre sur l’inventaire, le suivi du cycle de vie et la gestion financière des biens informatiques de l’entreprise. La seconde encadre l’utilisation de ces biens dans des processus pour délivrer des services de qualité aux utilisateurs. L’ITAM peut donc être considérée comme une composante de l’ITSM, pas comme un équivalent. L’importance de l’ITSM pour votre organisation Améliorer le pilotage des opérations IT L’IT est souvent un domaine à part dans les organisations. Les collaborateurs ne comprennent pas toujours les projets, manquent de visibilité sur les interventions du service desk, ont du mal à exploiter les outils informatiques à leur plein potentiel… La gestion des services informatiques vise précisément à inverser cette situation en réconciliant l’IT et les métiers autour d’enjeux communs. Elle vous aide à briser les silos pour renforcer la collaboration, optimiser les processus IT et améliorer la qualité des services informatiques délivrés. Accroître la scalabilité du service IT Lorsqu’une organisation se développe, maintenir la solidité de son infrastructure et la qualité de ses processus IT est un vrai défi. Dans certains cas, le service IT peine à suivre et accumule du retard. Dans d’autres, le niveau des services est maintenu mais les coûts engendrés sont difficiles à supporter. L’ITSM vous permet de juguler ces phénomènes. Elle vous aide à optimiser vos processus pour les rendre plus agiles. Elle offre aux responsables IT le temps et la flexibilité dont ils ont besoin pour assurer la réussite de leurs missions, et faire évoluer le service en même temps que l’entreprise Réduire les risques et améliorer la satisfaction client Des services de qualité soutenus par des processus optimisés conduisent à la réduction des risques IT. Les interruptions de services sont plus rares, les systèmes sont plus fiables, et vos clients (ou collaborateurs) sont d’autant plus satisfaits. ITAM et ITSM, deux faces de la même pièce La gestion des actifs informatiques et la gestion des services informatiques sont deux notions distinctes. Faut-il les appréhender séparément ? Pas nécessairement. L’ITAM se concentre sur l’inventaire, les coûts et le cycle de vie de vos actifs informatiques L’ITSM mobilise ces actifs pour délivrer des services IT de haut niveau et soutenir les métiers dans leurs missions. Dans les deux cas, vous capitalisez sur vos ressources informatiques pour renforcer votre activité. Gestion des actifs et des services sont donc complémentaires, et même étroitement liées. Chacune nourrit l’autre pour lui faire gagner en efficacité. Avantages de l’ITSM pour les gestionnaires d’actifs Le service desk offre des informations précieuses pour le suivi du cycle de vie des actifs. Par exemple, il peut confirmer que le matériel informatique commandé a bien été livré au collaborateur qui en a fait la demande. La quantité et la nature des services délivrés fournissent une image plus complète de la façon dont les actifs sont réellement utilisés, permettant de gérer le parc d’actifs avec plus de précision. Les incidents remontés au service desk permettent d’appréhender le coût réel de vos actifs – incluant les frais de support, les pièces de rechange, etc. Avantages de l’ITAM pour le service desk Une bonne gestion de vos actifs informatiques permet de cibler précisément le matériel défectueux