SIMPLIFIER LES ACHATS POUR VOS CLIENTS ET VOS PARTENAIRES !

 PENSER WORKFLOW!

Dans le but de rester productives et développer leur rentabilité, les entreprises doivent amorcer une digitalisation de bout en bout de leurs processus métiers. Si une entreprise se dit digitale, les opérations et processus, sur lesquelles elle s’appuie, doivent aussi être digitaux .

C’est la raison pour laquelle un de nos clients a choisi d’automatiser les processus de commandes et de livraison pour ses partenaires. L’objectif de cette démarche était de répondre aux besoins des partenaires en équipements dans un délai de moins de 3 jours.

Son choix stratégique a aussi favorisé une progression des performances de ses équipes et une rationalisation de ses coûts.

BÉNÉFICES OBTENUS GRÂCE A L’AUTOMATISATION DES PROCESSUS D’ACHAT?

Fidélisation des clients

Gain de productivité et heures économisées

Démarche O papier

Le client est un grand groupe français spécialisé dans la vente et la location de matériel et consommables informatiques. Ce dernier propose du leasing d’équipements informatiques. Notre client propose une solution de financement pour permettre aux entreprises de s’équiper moyennant le paiement d’un loyer. Il propose aussi l’option d’acquisition d’équipements informatiques contre un règlement immédiat ou un paiement échelonné en plusieurs mois.

SOLUTION

FAGO

SERVICE

Automatisation des processus d’Achat

Dans le but de répondre au besoin de ses partenaires plus rapidement, le client souhaitait : 

  • Faciliter le processus d’achat et de location pour ses clients
  • Mettre à disposition de ses clients une plateforme « user friendly»
  • Permettre la traçabilité de la commande à la livraison
  • Avoir une visibilité sur le matériel en stock à temps réel
  • Procéder à un sourcing rapide pour les matériels non stockés

Nous avons développé avec le client, des workflows (Flux de travail) intelligents pour relever plusieurs challenges :

Mise en place de portails personnalisés par client : Les gros clients ont accès à un canal spécifique accessible à travers un portail pensé pour leurs cas d’usage.

Des commandes automatisées : Un représentant des clients peut effectuer des demandes ponctuelles ou des demandes relatives à des projets. Les demandes soumises sont prises en charge automatiquement étant associées. Un workflow est déclenché, celle-ci lance une chaîne d’approbation chez le client comme chez le fournisseur et offre une visibilité sur la progression à toutes les parties prenantes.

Si la demande est entièrement validée, le responsable de compte de notre client vérifie l’état du stock. Si l’équipement est disponible, il déclenche processus de vente. Celui-ci permet la génération automatique des devis et des factures.  Toutefois, si le matériel désiré n’est pas en stock, un sourcing est effectué pour trouver le matériel auprès de ses partenaires. Ce processus automatisé va permettre de livrer ses clients plus rapidement.

Toutefois, si le matériel désiré n’est pas en stock, un sourcing est effectué pour trouver le matériel auprès de ses partenaires. Ce processus automatisé va permettre de livrer ses clients plus rapidement.

Et une fois la commande validée et les preuves d’achat générées (Factures, Bon de commandes, devis), son client passe à la phase de livraison. Il définit une date de livraison et un emplacement pour l’équipement commandé. De ce fait, il pourra suivre l’acheminement.

Des enlèvements facilités : Un workflow personnalisé a été désigné pour automatiser les procédures d’enlèvement de marchandises. Si le client souhaite que le matériel soit repris à la fin du leasing, il se rend sur la plateforme, déclenche une demande que l’on appelle « Removal Request ».

Ainsi le transporteur est notifié de la date d’enlèvement des équipements. Les « assets » matériels informatiques ou consommables, sont ainsi supprimés de la base de données et sont considérés comme des sorties de stocks.

 Désormais le client a permis à ses partenaires de :

  • suivre leurs actifs via une seule plateforme
  • déclencher une commande ou un « removal » à tout moment
  • avoir un panorama sur l’ensemble des demandes effectuées
  • Offrir la possibilité de créer des incidents depuis leurs commandes
  • Avoir une visibilité de leurs stocks d’équipements et consommables informatiques disponibles, les sorties (reprises), les entrées (commandes), les contrats existants

Ce processus de sourcing digitalisé peut être appliqué à tous les secteurs (BTP, Informatique, Télécoms, …).

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Agent Workspace

Notre interface utilisateur actuelle n’est pas alignée sur la façon dont les agents de bureau de service fonctionnent réellement. Ceci amène l’agent à utiliser une chaise pivotante et plusieurs moniteurs et applications, réduisant la productivté.

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